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台湾散装航运业,以正航ERP系统轻松产出集团合并报表

作者:COMBSS  来源:正航ERP软件官方网站  发表时间:2014-10-21  点击:2464
 
关键词【ERP 正航软件】
 
谁说好的集团财务管理解决方案,非得耗费巨资不可?台湾航业集团旗下多家公司同时改采正航集团财务管理解决方案,编制集团合并报表,台湾航业经验证明了,正航集团财务管理解决方案除具备「弹性灵活」与「成本优势」外,过去须耗时4天才能编制完成的集团企业合并成本分析表,现在只要高层主管需要,就可以立即产生报表交付给他,企业经营绩效可完整清楚呈现!
台湾航业成立于民国三十五年,资本额法币一百亿元,为台湾光复后成立的唯一省营航业公司,从早年以接收日人遗留下的机帆船及捞修沈船开始营运,在艰苦的环境中,苦心经营,在勤奋中茁壮成长,历经六十余年不断努力,实施船舶汰旧换新,船队由小型船只逐渐蜕换为大型船只,至民国九十六年十二月止共有营运船舶三十八艘(自有二十五艘,代营十三艘)总计1,593,785载重吨的船队规模。
公司目前主要业务内容包括远洋航线的散装货轮,两岸三地货柜航线,及代营油轮承运中油进口原油等,由于掌握低价造船时机,在89年起陆续购建新船,企业经营较其它散装航运业者有着船队年轻,平均造船成本及营运成本低的竞争优势。而随着公司不断成长,在集团工作多年的会计课长吕世明先生,对于财务信息化一步一脚印的轨迹,可说是最佳见证者。

旧有信息系统与所遭遇之困难 

对于集团企业来说,散装航运业,由于受全球景气、天灾、战争及国内需求等因素影响甚大,业务量之起伏波动较货柜轮激烈,船租涨跌短期内可近10倍,如何降低经营风险,快速产出集团企业财务分析信息,做好成本控制,是散装航运业者的重要经营课题。
由于之前导入的信息系统,操作接口都不能对接,很多报表不能汇出EXCEL,数据无法整合,查询数据时必须一个个部门或者是一个个档案慢慢的搜寻!「有时候我急需一些报表,信息系统没有办法实时产出,必须透过人工去加加减减,所以我们财会部门才想去换1家新的信息系统」吕课长说。 

择采用正航ERP系统的评估标准 

台湾航业会计课课长吕世明先生,是公司导入ERP系统成功的关键人物

弹性且实时的生成高层主管需要的财务分析报表,是决定采用哪套系统的重要指针之一;然而,公司规模、产品价格,以及业务窗口的服务态度等,同样是吕课长纳入评估的标准。
「一般公司在ERP系统上线的时候一定会遇到很多问题,因此好配合、能听得懂我们需要的业务窗口是选择重点,」当时吕课长所关注的环节,除了功能价格面因素外,更是小心避免落入「软件沟通及服务窗口未来无法与使用者密切配合」的窘境。因此,当时曾被吕课长列入考虑的ERP系统厂商,除微软解决方案外,在市场颇具知名度的正航软件及国内其它的ERP系统厂商也包括在内。
他以台湾航业的企业规模与财务分析需求指出,其它ERP系统厂商价格大约是正航解决方案的2~5倍以上,功能差异性却不是很大,且国外软件操作接口对作业单位来说不亲切也不熟悉,在台湾税制部份又须另外客制,而国内其它ERP系统厂商却无法轻易达到集团企业间信息整并,对台湾航业来讲并不实用!

 再就服务面来看,其它的ERP系统厂商业务及服务窗口让人感觉不很亲切,询问他们有关软件上线问题的处理及解决方式,他们的答案都很制式,经常没能真正解决使用单位的需要。

「基本上,我觉得感觉很重要啦!当然,我们公司有设了一些门坎,第一个成本预算能不能符合我的预期;第二个功能是不是差异性很大,如果说差异性不大,价格又差很多,那当然会选择比较合理的价钱;再加上正航陈经理,他非常诚恳,跟我们相关人员接洽的时候,他很有耐心,他听的懂我们的需要是什么?有的人会听不懂」考虑到软ERP系统的功能价格与业务服务窗口的态度,是正航软件最后仍脱颖而出赢得青睐的重要原因。

正航ERP系统的导入与建置过程 

「其实在初期时候陈经理帮忙很多,在一开始规划的时候,跟我们几个部门,就花很多心血去做一些理念上的沟通;再来是正航辅导顾问黄小姐,她每次来,总是很用心帮我们想问题,我觉得服务业就是要做到这种程度,」吕课长回忆正航软件的辅导过程时说道。
有一次赶着结帐时,因为要合并的问题,黄小姐花了很多时间,做到很晚,帮我们解决问题;每次辅导的时候,虽然已经到了下班时间,若有些人不会,她还会继续留下来教导,针对我们容易出错的地方,她会依照我们的状况及需求,撰写注意事项,「我看到她寄来的mail是晚上11:00/12:00寄发,我都已经在睡觉了!她很细心,很细心地在做」财务部会计课林忆玲小姐说。
新系统建置后所获得的效益
从今年1月正式导入以来,对于ERP系统导入的效益层面来说,台湾航业在缩短合并报表编制时程及加速财务数据的稽核流程有很大帮助。
首先是模糊查询的功能,以前在查看数据时,可能先看报表,发现某个数字有问题,再跳出窗口去查看总分类帐,看到分类帐的数值但不知道内容是什么,就要再跳出窗口去看凭证。使用新的ERP系统的好处是遇到一些不确定的字符时,可以用%加上关键词去搜寻,查询的效果非常好;当在财报(ex.损益表、资产负债表),看到那个科目金额有异常,点进去就可以看到该科目的明细帐,明细帐再点进去就是凭证,使用者可以从合并的角度很快看到这个金额为什么差异这么大。「我只要在同一个窗口里面,就可以操作,一层一层进去,我觉得这是非常令人兴奋的地方,」吕课长说道。
另外,从编制财务分析报表的角度来看,台湾航业自从导入正航系统后,除了查询数据更轻松外,对于编制合并成本表的时间也更实时,「之前课长只要跟我说,他需要合并成本表,我就会跟他说请给我四天的时间;现在,透过正航集团财务管理解决方案,我可以马上产生报表给他,跟四天以后再给他,不一样!」林小姐开心地回答。
执行心得与未来计划
几乎每家企业都了解导入ERP系统的好处,但由于导入过程会牵涉到作业习惯改变,甚至还需针对既有流程进行最佳化改善,因此决定采用哪一套系统后,后续导入过程才是硬仗的开始。
举例来说,台湾航业有一些既有的流程跟一般企业的流程不一样,差异性很大 !如何克服?「很简单,改变我们的流程,配合ERP系统作业」吕课长笑着说,随需而变的「作业流程改造」加上充份的沟通,是导入过程不可或缺的。
面对这家走过一甲子历史的老牌企业,正如同台湾许多传统低调的经营者一般,总是在一步走稳后,才会稳健地跨出下一步。身兼台湾航业的「决策支持中心」与「成本控制中心」的吕课长,认真且细心地担任使用单位与正航软件的领航者,不仅让系统能实时提供精准信息,更挥洒出台湾航业在散装航运产业中亮眼的实力。
 
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